Study Abroad Office Manager

Détails de l'annonce

Rue: Paris 15e
Code Postal: 75015
Ville: Paris
Pays: France

Office Manager – Gestionnaire administratif·ive
IES Abroad Paris BIA

Superviseur direct : Directrice d’établissement & Directrice adjointe de l’administration
Reporting direct : Aucun

Note : Toute les responsabilités et taches ci-dessous s’appliquent à tous les programmes de l’IES Abroad Paris BIA

Administration/Office Management
• Assister la Directrice d’établissement dans l’organisation et la gestion de projets tels que les réunions et formations pédagogiques, la recherche de locaux, etc.
• Assurer la gestion des services généraux
o Relations avec les fournisseurs
o Planification et supervision de la maintenance des équipements
o Etudes de marché pour la recherche de nouveaux fournisseurs
o Gestion et commande des fournitures de bureau
• Supervision de l’accueil
Comptabilité
• Collecter et payer les factures
• Scanner, télécharger et enregistrer les factures dans DocLink en respectant les procédures internes
• Etablir les fiches fournisseurs pour enregistrement dans l’interface comptable
• Suivre les dépenses en cash et tenir la caisse
• Travailler en coopération avec le département comptable de la maison mère sur toute question d’ordre comptable
• Gérer la correspondance avec la banque et assurer le suivi des questions bancaires (cartes bleus, autorisations d’accès aux comptes, chéquiers, etc.)
• Effectuer la réconciliation bancaire mensuellement
• Coordonner avec la Directrice adjointe de l’administration pour les questions de ressources humaines :
o Relevés d’heures et éléments variables des bulletins de salaires
o La déclaration des cotisations sociales et patronales aux autorités concernées
o La rédaction des contrats semestriel de l’équipe enseignante
o Commander les tickets restaurants pour l’ensemble des salariés concernés
Gestion Budgétaire
• Travailler étroitement avec la Directrice de l’établissement sur la création et la révision du budget annuel de fonctionnement en fonction des années fiscales précédentes et des dépenses en cours
• Communiquer régulièrement avec l’équipe pour maintenir le budget à flot
• Analyser les données budget/dépenses pour établir le reporting financier et assurer la pérennité budgétaire de l’établissement.
• Travailler en coopération avec le département finance de la maison mère sur toute question d’ordre budgétaire et financière

Announcement